Политика в отношении обработки персональных данных

1. Общие положения

Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных (далее — «Политика») разработана в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных» и регулирует порядок обработки персональных данных пользователей сервиса MeetFlow (далее — «Сервис»), доступного по адресу meetflow.host и в виде браузерного расширения.

Оператором персональных данных является Воробьёв Сергей Валентинович, ИНН 301809508260, осуществляющий деятельность в качестве самозанятого, г. Краснодар (далее — «Оператор»). Использование Сервиса означает согласие с условиями настоящей Политики. Отдельное согласие на обработку персональных данных опубликовано по адресу meetflow.host/consent.

Сведения об Операторе внесены в реестр операторов, осуществляющих обработку персональных данных, регистрационный номер 23-26-184011.

Мы придерживаемся принципа минимизации данных: собираем только то, что необходимо для работы Сервиса, и не храним лишнего.

2. Какие данные мы собираем

Категории персональных данных (в том числе по уведомлению в реестре операторов):

Фамилия, имя, отчество (при указании пользователем)
Адрес электронной почты
Данные голоса человека (аудиозапись встречи)
Транскрипты (текстовые расшифровки встреч)

Категории субъектов персональных данных:

Клиенты (зарегистрированные пользователи Сервиса)
Посетители сайта
Участники встреч, чья речь попадает в расшифровку

При регистрации и в аккаунте (уточнение состава):

Фамилия, имя, отчество (при указании пользователем)
Адрес электронной почты
Телефон, компания, должность, сайт (при заполнении профиля в личном кабинете)
Текстовое описание «О себе», данные для коммерческих предложений (при заполнении пользователем)
Идентификатор выбранного аватара (предустановленное изображение, не фотография)
Данные онбординга: роль, сфера деятельности, размер команды, среда видеоконференцсвязи, используемые платформы
Идентификатор Telegram (при добровольной привязке аккаунта к боту)

Исторические заявки на закрытый beta-доступ (форма больше не принимается; данные ранее поданных заявок могут храниться): фамилия, имя, отчество (при указании), email, телефон, должность, компания, частота встреч, платформа, описание задачи, ссылка на соцсеть (если указана).

При заявке на Enterprise: фамилия, имя, отчество (при указании), email, компания, телефон, текст сообщения.

В процессе использования Сервиса:

Транскрипты (текстовая расшифровка аудио встречи) — могут содержать речь всех участников звонка
Данные голоса человека — аудиозапись встречи (включая голоса участников); срок и условия хранения — в разделе 4
Результаты анализа (конспекты, оценки, рекомендации и иные артефакты анализа) — срок хранения зависит от тарифа, см. раздел 4
Техническая информация: IP-адрес, user-agent, тип браузера, версия расширения, время и длительность сессии
Информация о тарифе, подписке и фактах оплаты (без данных банковских карт)

Факт согласия на обработку ПДн: дата и время, IP-адрес, версия политики и документа согласия, источник формы (регистрация, enterprise; ранее — заявки beta).

Аудиозапись и полная текстовая расшифровка, содержащие речь участников встречи, удаляются автоматически в течение 24 часов. Результаты анализа могут содержать сведения, производные от речи участников — краткое изложение сказанного, договорённости, упомянутые факты. Такие результаты хранятся в сроки, указанные в разделе 4, и удаляются автоматически по их истечении. Оператор не создаёт отдельные профили таких лиц и не собирает их контактные данные. Пользователь самостоятельно обеспечивает правомерность записи и анализа переговоров, в том числе получение согласий участников там, где это требуется законом (см. Условия использования).

Что мы не собираем:

Видеозаписи встреч
Содержимое других вкладок браузера
Платёжные данные (карты, счета) — они обрабатываются платёжными партнёрами напрямую
Фотографии пользователя (только предустановленные аватары на выбор)
Отдельные профили и контактные данные других участников звонка — аудио и полная расшифровка с их речью удаляются в течение 24 часов; производные сведения в результатах анализа хранятся и удаляются по срокам раздела 4

Правовые основания обработки

Правовыми основаниями обработки персональных данных являются: согласие субъекта персональных данных (ст. 6 ч. 1 п. 1 Федерального закона № 152-ФЗ); исполнение договора, стороной которого является субъект персональных данных (ст. 6 ч. 1 п. 5 Федерального закона № 152-ФЗ); обеспечение безопасности и предотвращение мошенничества (ст. 6 ч. 1 п. 7 Федерального закона № 152-ФЗ).

3. Как мы используем данные

Персональные данные используются для следующих целей:

Оказание услуг по гражданско-правовому договору (предоставление функций Сервиса: транскрипция, AI-анализ, подсказки в реальном времени; идентификация пользователя и управление аккаунтом; обработка заявок на Enterprise-демо; хранение ранее поданных заявок на закрытый beta-доступ; персонализация анализа; техническая поддержка)
Информирование о продукте и обновлениях Сервиса с возможностью отказа (служебные и продуктовые уведомления: подтверждение регистрации, окончание минут, изменения в Сервисе). Отказ возможен по ссылке в письме или запросом на hello@meetflow.host
Подтверждение факта и условий согласия на обработку ПДн
Соблюдение требований законодательства Российской Федерации

Информирование о продукте и обновлениях не является рекламной рассылкой в смысле продвижения сторонних товаров и услуг. Рекламные рассылки без явного согласия пользователя не направляются.

4. Хранение и удаление данных

Аудиозаписи удаляются автоматически в течение 24 часов после завершения встречи. Пользователь может скачать их до истечения срока.

Текстовые расшифровки (транскрипты), включая экспортные копии, удаляются автоматически в течение 24 часов после завершения встречи. Пользователь может скачать их до истечения срока.

Результаты анализа (конспекты, оценки, рекомендации и иные артефакты анализа) хранятся в зависимости от тарифа и удаляются автоматически по истечении срока с даты завершения встречи: бесплатный тариф — 30 дней; Basic — 90 дней; Pro — 365 дней; корпоративный тариф — по условиям договора. За 7 дней до удаления пользователь получает уведомление на адрес электронной почты.

Данные аккаунта и профиля — до удаления аккаунта пользователем. При отсутствии входа более 36 месяцев Оператор вправе направить уведомление и удалить неактивный аккаунт.

Заявки Enterprise — до 24 месяцев с даты подачи, если заявка не была обработана в аккаунт; при создании аккаунта данные могут быть перенесены в профиль. Ранее поданные заявки на закрытый beta-доступ — до 24 месяцев с даты подачи (форма заявок больше не используется).

Факты согласия на обработку ПДн — не менее 3 лет с момента отзыва согласия или прекращения обработки (для подтверждения законности).

Refresh-токены авторизации — до 30 дней или до выхода из аккаунта.

Записи о платежах (без данных карт) — до 5 лет в соответствии с требованиями налогового учёта.

Технические журналы (IP, user-agent) — до 12 месяцев, если более длительный срок не требуется для расследования инцидентов безопасности.

Все данные хранятся на серверах, расположенных на территории Российской Федерации (хостинг-провайдер ООО «Облачные технологии» (Cloud.ru), г. Москва, Россия), в соответствии с требованиями Федерального закона № 152-ФЗ. Хранение персональных данных за пределами Российской Федерации Оператором не осуществляется. Обработка распознавания речи и анализа для встреч не на русском языке выполняется зарубежными поставщиками транзитом — см. раздел 5.

Пользователь вправе в любой момент запросить удаление всех своих данных, направив запрос на hello@meetflow.host. Данные будут удалены в течение 30 календарных дней, если иной срок не установлен законом.

5. Передача данных третьим лицам

Для обеспечения работы Сервиса мы передаём данные следующим партнёрам:

GigaAM (SaluteSpeech, ПАО Сбербанк) — для транскрипции аудио встреч, язык которых выбран как русский. Распознавание выполняется на нашем сервере в Российской Федерации; в этом контуре аудиоданные не передаются третьим лицам и не покидают РФ.
GigaChat (ПАО Сбербанк) — для AI-анализа транскрипта встреч, язык которых выбран как русский. Обработка выполняется на серверах в Российской Федерации. Передаётся только текст транскрипта текущей сессии.
Gladia (Gladia SAS, Франция) — для распознавания речи на встречах, язык которых отличается от русского. Передаётся аудиозапись встречи.
Claude (Anthropic PBC, США) — для анализа содержания встреч, язык которых отличается от русского. Передаётся текст транскрипта текущей сессии.
PayAnyWay (ООО «Монета») — для обработки платежей. Платёжные данные обрабатываются исключительно PayAnyWay и не поступают к Оператору.
Beget (SMTP) — для доставки служебных email-сообщений (регистрация, уведомления о тарифе). Передаются адрес получателя и содержание письма.
n8n (автоматизация на инфраструктуре Оператора) — для маршрутизации Enterprise-заявок оператору. Передаются поля заявки (имя, email, компания, телефон, сообщение).
Telegram (Telegram Messenger Inc.) — при добровольной привязке аккаунта или обращении в поддержку через бота. Передаются идентификатор чата, имя пользователя и текст обращения.
Яндекс (Яндекс.Метрика) — для аналитики посещаемости сайта. Передаётся только при вашем согласии. Подробнее — в разделе 8.

Данные не продаются третьим лицам и не передаются в рекламных целях.

Трансграничная передача персональных данных

Для встреч, язык которых выбран как русский, трансграничная передача персональных данных, связанных с использованием Сервиса (транскрипты, аудиозаписи, результаты анализа), не осуществляется: распознавание речи и анализ выполняются на серверах в Российской Федерации.

Обработка данных для встреч не на русском языке. Если язык встречи, выбранный пользователем, отличается от русского, распознавание речи и анализ разговора выполняются с привлечением зарубежных поставщиков услуг: распознавание речи — сервис Gladia (Gladia SAS, Франция), анализ содержания разговора — модель Claude (Anthropic PBC, США). Передача данных в эти страны носит трансграничный характер и осуществляется в соответствии со статьёй 12 Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных». Уведомления о трансграничной передаче поданы и одобрены Роскомнадзором: в отношении передачи в США — номер 100384122, в отношении передачи во Францию — номер 100405636. Персональные данные не хранятся за пределами Российской Федерации — обработка носит транзитный характер, результат обработки сохраняется на серверах в России. Сроки хранения (24 часа для аудиозаписи и полной расшифровки) не зависят от того, какой контур обрабатывал встречу. Данные не используются для обучения моделей ни одним из поставщиков. Выбор языка встречи, отличного от русского, сопровождается отдельным явным согласием пользователя в интерфейсе перед началом обработки.

При использовании аналитических cookie (Яндекс.Метрика) обезличенные данные о посещениях могут обрабатываться сервисом Яндекс в соответствии с его политикой конфиденциальности.

6. Безопасность

Все соединения защищены протоколом TLS (HTTPS / WSS)
Транскрипты шифруются в базе данных по алгоритму AES-256-GCM
API-ключи хранятся только на сервере и не передаются в клиентские приложения
Вход в Сервис осуществляется по одноразовому коду, направляемому на email пользователя; постоянные пароли не используются
Токены аутентификации имеют ограниченный срок действия и автоматически ротируются (обновляются)

7. Права пользователя

В соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных» вы имеете право:

Получить информацию о составе и порядке обработки ваших данных
Запросить исправление неточных данных
Запросить удаление своих данных
Отозвать согласие на обработку персональных данных
Обратиться с жалобой в Федеральную службу по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор): rkn.gov.ru

Для реализации прав направьте запрос на hello@meetflow.host или в Telegram @meetflow_main_bot.

8. Файлы cookie и Яндекс.Метрика

Сайт использует Яндекс.Метрику (счётчик 109330669) — сервис веб-аналитики ООО «Яндекс». При вашем согласии на аналитические cookie Яндекс.Метрика собирает:

Данные о посещённых страницах и источниках перехода
Тепловые карты кликов и движений мыши (Вебвизор)
Время на сайте и глубину просмотра

Все данные передаются в обезличенном виде. Имена, email и платёжные данные в Яндекс.Метрику не передаются. Вы можете отказаться от аналитических cookie через баннер на сайте или через политику конфиденциальности Яндекса.

Подробнее о cookie — в нашей Политике использования cookie.

9. Контакты оператора

Воробьёв Сергей Валентинович

Самозанятый, ИНН 301809508260

Место осуществления деятельности: г. Краснодар

Ответственный за организацию обработки персональных данных: Воробьёв Сергей Валентинович. Email: hello@meetflow.host

Telegram: @meetflow_main_bot

Сайт: meetflow.host